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第四章 哈佛的经营管理制度（第3页）

对这类物品来说，简直不须有任何存货管制，因为如施以精密管制，往往是得不偿失，因此在一般情况下，当负责存货者发觉这类物品用完时，才设法加以补充。B类存货则介乎C类与A类之间的货品，通常这类货品之存货管制可采用机械化方式为之。亦即当存货数量降至某一特定数量时，企业应自动增补存货。

实例二：某保险公司在偶然的情况下针对其客户交易额之大小进行分类，结果发现总营业额之中，几乎有90％之营业额源自总额户中不足10％的大客户，这个发现使该公司对客户一视同仁的观点发生根本的转变，以多数时间服务照顾少数据大客户。结果，该公司之总营业额及利率即大速度地沿直线上升。

实例三：某公司曾经要求各阶层主管指出阻碍公司利润增长的因素，计得三十七项。由于项目太多，无法同时予以解决，公司当局遂要求各阶层主管将这三十七项因素按其重要性循序编排，终于发现头五项因素是阻碍利润增长的“重要的少数”罪魁。

实例四：某钟表公司的总裁发觉该公司所生产的众多的表格模型之中，约有三分之一模型销售额只占总销售额的4％，遂判定停止这些模型的制造，在其后六个月内该公司之利润乃逐渐延增。

在你工作最紧张的时候，最烦恼的是：干扰。因此，哈佛告诫经营者要设法排除干扰。

如果你工作最关键的时候，即使电话铃声、门铃声呼个不停，也不要理睬它。如果有必要，你甚至可以把电源切断，这种方法极为更妙。

为了更有效地利用一般说来不受干扰的时间，你应该预定工作计划。你也可以提前或推迟午饭，这样你就可以防止干扰。

噪音是使人们注意力涣散，浪费时间的罪魁祸首。人们一旦听惯了噪音，就不十分在意了，其实人的身体已经在各个方面受到有害影响。所以你要积极排除噪音的干扰。

有些拜访你的客人实际上是来聊大天的，应当请他们尽早离开，你可以用委婉的方式来谢绝他。

逐客或者避而不见，最初你可能会感到很不好意思，但是磨磨蹭蹭，拖泥带水所带来的比浪费时间更坏的结果。也许因为你的直率会得罪一些朋友，但等你达到目的之后，人们就会了解其中的原因。

然而对于来自你的上级的干扰，却是无论如何也不容易妥善处理好的。有这样的领导，当客人来的时候，他一定让部下作陪，对部下的重要问题置之不理。

为了排除上级的干扰，你应该定期和上级接触，和他商量制定你自己的预定日程表。这就是所谓的心理战，如果他想叫你完成主要业务，就不会干扰你，打乱你的工作程序。

另外，当你要进行一项重要工作的时候，如果感觉无论怎么样周围总似乎存在着一些干扰，那你最好出外而找一个安静的地方。就算上级吩咐你做什么，因为碰巧你不在，也许他就会暂时忘了这件事。

有时候，你还会受到来自你的部下的干扰。对于这类的干扰，你只要稍微注意一下，便可迎刃而解。

例如，你可以每天抽出一点宽裕时间，以解答部下所提出的问题；你鼓励部下多使用备忘录，这种备忘录不一定需要很长的语句，寥寥数语，让人了解其重要内容；对于部下的请求，应立即给予答复；把充分的责任和职权委任给部下。

以上这些例子可以在相当程度上排除来自部下的干扰。

只要你掌握了排除各种干扰的方法，工作起来就会得心应手，效益倍增。

磨磨蹭蹭，拖泥带水的会议会浪费人们的大量时间，那么，怎样才能避免被会海所淹没呢?

芝加哥某家电器公司的老板发现在下午快下班的时候举行会议，就能够在很短时间内结束会议并作出决定。他介绍说：“一般人都想早点回家，所以这时在会上就不多讲废话。”

随着时间的流逝，大家都全神贯注来听那引起关键问题。结果，上午要开三个小时的会议才能解决的问题，拿到下班前来半日，大约只需要一个小时或不到一个小时就可以解决了。

而有的企业家却推荐“站着开会”，比如某家大报社的社长就是这样，他没有一张象样的办公桌，为了和报社成员谈话，他在办公室和印刷车间到处走动。他认为如果站着开会，不需要准备会场，而且能够迅速、有效地得出结果，讲话时也不会扯天冒地进行长篇大论啦。

还有一位企业家说：“我喜欢在午饭前召开有关的工作会议。因为大家的肚子都饿了，就不再就着小事，大发议论啦。就不会因谁是谁非而浪费大量地时间，针对主要问题进行讨论，是非曲直于是很自然地全力以赴进行讨论。这样不但可以迅速地进行会议，而且会议结束之后，大家还能边吃午饭边轻松地交谈。采用了这种办法，一个小时就可以结束以前要开两三个小时的会议。”

但也有一些公司的老板把自己主持的会议的时间限定在一定的时间内，他嘱咐自己的部下，一个小时到了就鸣铃。他认为：“在规定的时间内如果讨论不完某一个问题，或没有达到作出决议的地步，这就说明这个问题对于本次会议来说是过于困难了。最好进一步沟通各方面的意见，在这个基础上再作处理。”

还有人建议是不是在会议室的墙壁上预先挂一只挂钟来显示会议的“剩余时间”。因为每当大家抬起头看钟时，就会立刻意识到时间正在一分一秒地过去，这样就可以避免浪费过多的时间。

有关的调查结果表明，大部分的会议都不应该拖到一个半小时以上。如果超过了时间，疲劳和无聊的感觉就会越来越严重，就不会收到好的效果。

事先告诉与会者会议所限定的时间，能让参加会议的人精神上绷紧起来，这样就促使他们认真去听其内容。

英国一家公司规定不经过四个步骤，就不得向会议提出某一提案。一、要深入仔细地讨论议题；二、研究其原因；三、先考虑一下可能的解决对策；四、事先准备好可行的方案。在这家公司里，这种原则不仅适用于会议，而且还适用于电话。他们解释说：“这种做法，使我们在一些小事上花费了很多的时间，而且我们认为，有些事情用个别谈话的方式就能够解决了，完全没有必要再经开会。”

最后，无论是请你参加的会议，还是要你自己主持的会议，如果让代理人出席了，就不会造成大量地浪费时间。代理人可把会议的内容记在笔记本上，然后向你汇报。

但也时常有这种情况，你不必从会议开始到结束一直出席会议，可以让代理人出席会议的开幕式，或者也可能在会议开始时，自己到会场坐一坐，说明情况，然后再让代理人出席，以保持会议的平衡。

有这样一个有名的故事：一家名叫雷明斯顿的大钢铁公司总经理詹姆斯·佩克一次曾付给一位效率专家琼斯·扬15000美元。事情的真实面目如下：当时，佩克的事业可以半途而废，他对这件事正没有办法。他请教琼斯·扬，有没有更有效的方法使他能从公司繁杂的业务中解脱出发来，不再那样忙忙碌碌的了。

琼斯·扬给了他这样一番劝告：

“每当你想起一件必须要做的事时，就把它挑选出来记在备忘录上。这样一来，你就用不着白天黑夜地老去记着它，节约了你许多时间。以后利用空闲的时间将它们进行归类系统化，这又节约了你的时间。因为你的工作和应办的事情都被整理得有条有理了。请每天坚持这样做下去。如果你认为这种方法确有价值，不妨让你的下属们也试试看，一直做到你满意为止。最后请你付给我你认为与此价值相应的支票。”

随身携带笔记本，可节约大量的时间。使用小笔记本时，最好是将小本的纸面分隔成三四部分，并将它订上。这样在写上一些必要的事后，可以撕下这一部分。办完了事，扔掉也没有关系。

除了随身携带的笔记本外，也有一些人到哪里都喜欢在口袋里放些卡片。喜欢使用卡片的人，除了把它放在口袋里，在公司的办公桌面上和自己家里的写字台上，居室的角落、床边、电话旁、浴室和厕所等必不可少的地方也同样准备着一小叠卡片。当然，在卡片的旁边一定要放上铅笔、钢笔等书写工具。

哈佛介绍说，也有的人喜欢用的不是一张一张的卡片，而是订在一起的卡片，不仅如此，他常常对卡片进行分门别类。例如，把需要回信的人名记在绿色的卡片上，把需要打电话的人名记在黄色的卡片上，把需要在家里或办公室谈话的人名记在蓝色的卡片上，等等。据说这样一来，保存卡片也有非凡的意义啦!

作为老板，随身携带笔记本或卡片可能是你最理想的伙伴。