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第四章 哈佛的经营管理制度（第4页）

你的业务在逐渐地发展，你的公司在慢慢发展，需要你处理的文件日异增多，并堆积如山。那么，怎样才能解决这个难题呢?

哈佛认为，要想使你的办公桌上整整齐齐，就不要把书籍文件之类的东西堆放在上面，最好办法就是不用时加以整理。

首先，你应当对文件预先进行审查，对于不需要一一过目的东西，只是走马观花粗略地看看。审查完毕之后，为了方便再次仔细阅读，还要把它分门别类，你可以根据它们的种类把公司内的文件分别标上不同的颜色，这样使用时一目了然，知道该拿哪个。

在每次处理文件的时候，你要用很短的时间迅速地判断出，这个文件是否需要现在立即处理。做到这一点很容易，你只需大概看一下文件的内容和标题就行了。

为了区分文件内容的重要性，还要按一定的标准仔细进行分类：

应立即处理的文件，是指紧急信件，一些大的发货单、退货单，以及其他必须马上行动的内容。

暂放后的文件是指可以在某个特定的时间或日子，将它们归纳起来过过目就行了。

有关新情况的文件包括信件和备忘录和影印件、报告、定期刊物、同行业的报刊等。尽管这些资料很重要，如果你时间紧急的话，可以交给秘书去处理，然后让他汇报其中的主要的内容。

放入“未决定”一栏的文件，是指将它们暂放入档案夹中，在采取适当的措施之前，就一直放在那里。

以后再处理的文件，是指需要进一步努力、以后再干的。判断它是不是真正重要的工作，还有待于研究，需要更进一步的深入阅读或分析，以及在注意力等各方面给予较为充分安排的事项。

另外，不要老压着材料不让手。凡是收到的信件，报告或其他什么，都应当迅速处理掉，或阅读，或回信，或销毁，总之，避免文件过时。

有的资料因为篇幅不能及时处理，就先把它放在公文包里，在上下班汽车里读。在公司里可能由于各种干扰，读一份东西要花30分钟以上的时间，而在汽车里，很短的时间就能读完。

立刻回信并作出决定，这种处理办法可以为你省下以后再一次读原信，再次考虑的时间，不然的话，你还要浪费时间。

如果你不得不拖延处理某一份文件时，应预先定下最终完成期限，在这个期限你务必处理完。这样，不久你就会惊奇地发现，不用担心“文山”把你压倒了。

美国的经营杂志上，经常出现“savemo”一词，所谓“Savemo”，就是节约的意思，哈佛认为，这是所有经理老板们必须注意的一个重要课题。

不过，如果将节约看成吝啬，那就是大错特错了。因为工作的目的就是为了赚钱，而“savemo”正是储蓄、保存的意思，也可算是一种生财之道。经济不景气时，节省不必要的经费，就在节省经费上大作文章了。

某家公司的老板说：“节约的金额并没有想象的那么多，但每位职员都了解节约的重要性。教育上的意义就达到了。”可是，营业部的年轻职员们却另有看法，他们异口同声地表示：“一天到晚谈节约、节约，弄得大家束手缚脚的，什么事也办不成。”“连一笔小钱也舍不得花……”“随时随地被监视，整天唠叨不休，烦死人了。”

这位老板所谓教育，是否真的收到效果?他们的三令五申，使职工心神不宁，消极处事?

答案是肯定的，从职员们的埋怨中，我们可以得知问题的关键所在：职员们因为怕老板唠叨、找麻烦，所以才节约。这样教育效果究竟如何呢?

哈佛给了我们如何节约经费的暗示：

第一，经济不景气时力行节约，经济增长了节省不节省也是无所谓的事，这是不智之举。而且，在不景气时期，更应该防止职员们丧失积极性。

第二，不要使节约经费的活动，变成吝啬的举动，必须同时提高成本意识，使职员们了解效果较大、较小的节约和负效果节约的差别。

第三，应当了解节约不是“不要使用”而在不紧要的方面不用。

第四，这种活动如果由老板自己雷厉风行，多半难以奏效，必须由职员们自发地开展，从周围发现问题。因此，采取团体自我开展的方式最为适宜。

第五，成功的节约经费活动，还应呈现出良好的教育效果。所以，最理想的模式——教育——提高意识——节约行动。

繁忙的生意，繁锁的劳动让你无精打彩，这时你可能忍不住要对自己说：“我为什么要这么累呢?有些事情不如留到明天再去做好了。”

这是一种极不正常的想法。我们再来谈谈有关“即时处理”的问题。根据效率专家提供的材料，在同样的时间内，我们所说的及时处理就是用相同时间处理尽可能多的事情。”

简单说来，即时处理就是一旦决定了自己要做的事，不管它是什么事，就不必阁置，“立刻”这一点是至关重要的。

对于能够遵循即时处理原则的人，但做起事来往往得心应手，并且心情舒畅，工作干得干脆顺利。他们在遇到需要交涉的问题时，不会拖延时间或拒绝登门拜访，也不会自己寻找措口把今天的计划拖到明天。因为他们已经养成了一种习惯，要干的事情必须立即行动，相做的事情马上就做。

你可以拿出一天的时间来试着做一下，对任何事情都不拖拉地立刻着手处理。要干脆利索地处理一些小事，因为这些小事往往是浪费时间的最大根源。如果有一些事一次干不完，就定下完成的时间，然后在限定的时间内务必把它完成。

立即动手，这不仅省去了记忆、记载或从头再干的功夫，而且也解脱了思想包袱与心理压力。如果一个老板对一切事务性的工作都采取即时处理的原则，那么就省去了对同一件事再做第二次、第三次的功夫。

如果有信件需要答复，你在读结束信时就立即写回信以免事后拖拉，如果拖延几天再写，就得再读一遍原信，当然就多费了一番功夫。你的脑海中一旦闪现出对工作有用的主意、想法时，就要马上动手记下来。无论什么事，“再来一次”劳动效率必然降低。

当然，有些事情是需要深思熟虑的，需要花时间详细考虑，但对于不太重要的事，“立刻动手”显然是最佳方案。

从这个意义上讲，只有“现在”才是取得成功的唯一可把握的东西，而“明天、下周、以后什么时候再说吧、等我有空儿”等等这些话往往是失败的同义语。