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第三章商务礼仪（第12页）

赞助会准备的礼仪

（1）研究论证。

在正式决定进行赞助之前，赞助单位首先有必要进行前期的研究，并且对赞助活动的必要性与可能性进行详尽的论证。通常情况下，商界的单位在接到其他单位、组织或个人的赞助请求后，对于是否应当进行赞助、在赞助时应当采取何种具体形式、具体赞助的财物的数量等，都要进行认真的研究，做好充分的准备。

（2）预期的计划。

商界单位一旦决定进行赞助活动之后，即应着手制订详尽的赞助计划，以确保其成功。在制订赞助计划的过程中，必须要树立正确的指导思想。保证活动同本单位的经营策略、公共关系目标相一致，同时要认识到赞助活动的终极目标应当是赞助单位、受赞助者和社会三方同时受益。

（3）核定与审查。

赞助项目的审核，在此主要是指赞助单位事先对自己所参与的赞助项目所进行的核定与审查。在正常的情况下，它是赞助单位专门负责赞助活动的部门所负责进行的。在审核赞助项目时，有关人员必须抱有高度的责任心。对赞助活动的各个具体环节逐一进行细致的分析研究，力争发现问题及时有效地进行解决，做到防患于未然。

（4）获得影响力。

凡重大的赞助活动在正式实施以前，赞助单位与受赞助者双方均应正式签订赞助合同或赞助协议，并且经公证机关进行公证。在赞助的实施过程中，赞助单位必须处处审慎而行。对于受赞助者一定要平等相待，争取社会的理解与被赞助者的支持。在可能的情况下，赞助单位在实施赞助计划的过程中，在法律法规允许的前提下，对自己进行适度的宣传，以求扩大本单位的社会影响力，提高自己的知名度与美誉度。

（5）赞助会地点的选择。

赞助会的举行地点，一般可选择受赞助者所在单位的会议厅，也可租用社会上的会议厅。用以举行赞助会的会议厅，除了其面积的大小必须与出席者的人数成比例之外，还需打扫干净，并且略加装饰。通常来讲，赞助会的会场不宜布置得过度豪华张扬。否则，极有可能会使赞助单位产生不满，由此可能产生受赞助单位不务正业、华而不实的感觉。

参加赞助会的人员，既要有充分的代表性，又不必在数量上过多。除了赞助单位、受赞助者双方的主要负责人及员工代表之外，赞助会应当重点邀请政府代表、社区代表、群众代表以及新闻界人士参加。在邀请新闻界人士时，特别要注意邀请那些在全国或当地具有较大影响力的电视、报纸、广播等媒体的人员与会。

赞助会的过程中应注意的礼仪

（1）宣布开始。在宣布正式开始前，主持人邀请贵宾到主席台上就座。奏国歌前，全体与会者须一致起立。在奏国歌之后，还可奏本单位标志性歌曲。有时，奏国歌、奏本单位标志性歌曲，也可改为唱国歌、唱本单位标志性歌曲。

（2）赞助单位正式实施赞助。赞助单位的代表首先出场，口头上宣布其赞助的具体方式或具体数额。随后，受赞助单位的代表上场。双方热烈握手。接下来由赞助单位的代表正式将标有一定金额的巨型支票或实物清单双手捧交给受赞助单位的代表。

（3）赞助单位代表发言。

（4）受赞助单位代表发言。

（5）来宾代表发言。

如何进行赞助活动的评估工作

将实施效果与先期计划相比照。重点研究赞助单位是否真正实现了自己的赞助意图，赞助活动的预定目标是否已经达到。掌握社会各界对赞助活动的认同程度。并通过各类调查，了解各类公众，包括受赞助单位、地方政府、新闻媒介对此次活动的真实评价与看法。及时发现赞助活动的所长与所短。要认真总结赞助活动因何而成功，或者因何而受挫。对于己方与其他各方的问题，都不应当讳疾忌医。并且了解赞助活动在实施过程中所出现的问题。不管这些问题是否已在意料之中，不管原因在于何方，均应认真地总结和正确地看待，并引起重视。

商务信函的礼仪

信函也就是平时所说的公函，是为开展各项商务活动而用的，因此又称之为商务信函。它在现代社会的运用极为广泛。

商务信函的基本礼仪

1．信封的使用礼仪

应根据我国标准信封的具体规定，并结合单位自身的形象特征设计和制作带有单位标志的信封。信封不要用订书机加封，宜用胶水封口，邮票贴在右角，若需多枚邮票，可贴在信封背面。航空标签应贴在信封正面右下角。还须注意的是，印刷了单位名称的信封，不能用来寄递国际及港澳台邮件。

2．信笺的选择

在颜色方面，可以是白色、乳色、蓝色等，彩色镶边的信笺也日益流行起来。商务活动中的信函最好不用带有彩饰的信笺。如果是写文言信，那么最好用竖行信笺。不要使用有折痕污迹的信纸。写英文信，应使用信纸质地较好的，如用打字机，字迹一定要清楚。

书信字迹要规范，最好用楷体字或行书。可用蓝色、黑色钢笔书写，用圆珠笔或毛笔书写也可，不宜用铅笔书写，忌用红色书写。书写时要确认收信人、邮政编码、地址、姓名准确，称呼恰当。信封上收信人的称谓后一般有“启”，也可用“亲启”。若寄给旅居某地或旅馆的人，要写上“请留交”；当需转交时可写“烦交”或“转交”某人。发信人地址也要写清楚，一旦信交不到收信人，可便由邮局将信退回。海外信函的信封正面，收信人姓名、地址居中书写，第一行写收信人的姓名，姓名前就加上称呼，第二行写门牌和路名，第三行写城市名和邮政编码，最后一行写国名。可以各行开头对齐，也可以每行往右后缩五个字母。应用寄达国通晓的文字书写，寄达国国名应用大写字母。寄件人姓名、地址写在信封正面左上角或信封背面上半部，顺序同收件人姓名、地址一样。

4．信纸的折叠

信纸的一般折叠法是文字向外，先直后横，或先横后直。文字面内的折法，一般是丧家凶信折法。信笺顺折向上最为适合，因为收信人拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。写文言书信时，最好注意这一点。寄往欧美国家的信函，信纸折叠方式为一分为三地横折。先折信纸的下端，后折信纸的上端，以便收信人拆信后，打开信纸便可看到自己的名字。

几种常用商务信函的礼仪

（1）邀请信礼仪。这是用于邀约的一种社交信函。邀请信一般内容比较简单，但措辞要诚恳，受到邀请的人无论应邀与否，都要及时回复。

（2）聘任信礼仪。在一般情况下请柬和聘书可代替聘任信，不过，对于单一的或特殊的对象来说，信函的样式显得更为郑重。为了表示对受聘者的器重和敬仰，则可由单位的负责人发聘任信。当今的外企、合资企业用聘任信较多，其他机构使用不多，但随着我国尊重人才风气的兴起和行政首长负责制的形成，聘任信会逐步普遍起来。

（3）推荐信礼仪。这是单位或个人介绍某人担任某项职务或负责某项工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人，也可以是有某种关系的组织单位。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况，需实事求是，态度也要适当，不可强人所难。

（4）商洽信礼仪。这是单位或个人因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是个人还是组织，第一次就问题商洽，要就这一事项的缘起、目的等阐明，提出具体的意见和建议，乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函，有关数据、指标等都要明确无误。

题词的格式礼仪

商务传真礼仪

传真，又叫传真电报。主要优点是，操作简便，传送速度非常之迅速，而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。在现代的商务交往中，经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式，已难于满足这一方面的要求。因此，传真已经成为商务交往中必不可少的办公工具之一，但若想有效、快捷的发挥传真的效用，还必须要掌握传真的礼仪。

使用传真的礼仪

发送传真时，用户若是长途直拨有权用户，可使用直拨电话，若是普通人工挂号长途电话用户应向长途台挂号后使用。电话接通后听到传真信号，表示即可发送传真，如有人接电话，应通知对方有传真待发，等听到对方发出传真信号后才可发送传真。若无人在场时，可将传真机设置成自动收录状态。为了保证传真传输质量，书写规格要求严格。相片传真使用面积长宽不能超过18厘米×18。5厘米，每个汉字、字母、数码均要求不小于0。8厘米×0。8厘米。文件书写面积不能超过16厘米×22厘米，报纸传真不超过55厘米×39厘米。字迹要求清晰，以黑白两色为限。