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第三章商务礼仪（第5页）

组织展览会的礼仪

1。确定参展单位

按照商务礼仪的要求，主办单位事先应以适当的方式，向参展的单位发出正式的邀请。邀请参展单位的主要方式有：寄发邀请函、刊登广告、召开新闻发布会等。对于报名参展的单位，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核。当参展单位的正式名单确定之后，主办单位应及时地以专函进行通知，使被批准的参展单位尽早有所准备。

宣传展览会的主要方式有：

（1）公开刊发广告；

（2）张贴有关展览会的宣传画；

（3）举办新闻发布会；

（4）邀请传媒界人士到场进行参观采访；

（5）散发宣传性材料和纪念品；

（6）在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅。

3。展位的布置

布置展览现场的基本要求是：展示陈列的各种展品要围绕既定的主题，进行互为衬托的合理组合与搭配。要在整体上显得井然有序、浑然一体。展览会的组织者要尽最大的努力，满足参展单位关于展位的合理要求。如果参展单位较多，并且对于较为理想的展位竞争较为激烈的话，那么，展览会的组织者可依照展览会的惯例，采用抽签、竞拍、投标、依照参展单位正式报名的先后顺序的方法对展位进行合理的分配。

值得注意的是，所有参展单位都希望自己能够在展览会上拥有理想的位置。一般理想的位置，除了收费合理之外，应当面积适当，客流较多，处于较为醒目之处，并且要设施齐备，采光、水电的供给良好。

4。其他注意事项

无论展览会举办地的社会治安环境如何，组织者对于有关的安全保卫事项均应认真对待。在举办展览会前，必须依法履行常规的报批手续。此外，组织者还须主动将展览会的举办详情向当地公安部门进行通报。为了预防天灾人祸等不测事件的发生，应向声誉良好的保险公司进行数额合理的投保。以便利用社会的力量为自己分忧。

在展览会入口处或展览会的门票上，应将参观的具体注意事项正式成文列出，以方便观众。在举办规模较大的展览会时，最好从合法的保卫公司聘请一定数量的保安人员，将展览会的保安工作全权交予对方负责。展览会组织单位的工作人员，均应自觉树立良好的安全意识，尽自己最大的努力，保证展览会的安会。另外，展览会的组织者，有义务为参展单位提供必要的辅助性服务，从而为展览会画上完美的句号。

参加展览会的礼仪

1。形象的礼仪

（1）工作人员的形象。在一般情况下，要求在展位上工作的人员应当统一着装。最得体的着装是身穿本单位的制服，或者是穿深色的西装、套裙。在大型的展览会上，参展单位若安排专人迎送宾客时，最好请其身穿色彩鲜艳的单色旗袍，并胸披写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。为了说明各自的身份，全体工作人员应在左胸佩戴胸卡，但礼仪小姐可以除外。

（2）展示物的形象。展示之物的形象主要由展品的外观、展品的质量、展品的陈列、展位的布置、发放的资料等构成。用以进行展览的展品，外观上要力求完美无缺，质量上要优中选优，陈列上要既整齐美观又讲究主次，布置上要兼顾主题的突出与观众的注意力，而用以在展览会上向观众直接散发的有关资料，则要印刷精美，并且注有参展单位的主要联络方式。

在展览会上，参展单位的工作人员都必须热情地为观众服务。展览会一旦正式开始，全体参展的工作人员都应各就各位，站立迎宾。

当观众走进自己的展位时，工作人员都要面带微笑，主动向观众打招呼。当观众在本单位的展位上进行参观时，工作人员可随形于其后，对观众进行讲解。当观众离去时，工作人员应当真诚地向对方告别，并欠身施礼。

展览会的分类

按照展览品的种类分为：单一型展览会、综合型展览会。

按照展览会的目的分为：宣传型展览会、销售型展览会。

按照展览会的时间分为：临时展览会、定期展览会、长期展览会。

按照展者的区域为标准分为：国际性展览会、洲际性展览会、全国性展览会、全省性展览会和本地性展览会。

按照展览会的场地分为：露天展览会、室内展览会。

按照展览会的规模分为：小型展览会、中型展览会、大型展览会。

记者招待会礼仪

新闻发布会，简称发布会，有时也称记者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正报道的有效的沟通方式。

新闻发布会筹备的礼仪

（1）主题的确定。

新闻发布会的主题，指的是新闻发布会的中心议题。主题确定是否得当，往往直接关系到预期目标能否实现。

（2）确定发布会的时间与地点。

发布会的时间选择尤为重要，要避开节日与假日、避开其他单位的新闻发布会、避开新闻界的重点宣传与报道、避开本地的重大社会活动。举行新闻发布会的最佳时间，在周一至周四的上午10～12点，或是下午的3～5点。在此时间内，绝大多数人都是方便与会的。而且一次发布会所用的时间，应当限制在两个小时以内。

举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、面积适中，本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑物等，都可酌情予以选择。

（3）举行发布会的人员安排。

在准备新闻发布会时，主办者一方必须精心做好有关人员的安排工作。按照常规，新闻发布会的主持人都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。新闻发布会的发言人是会议的主角，发言人通常由本单位的主要负责人担任。除了在社会上口碑较好外，与新闻界关系也要较为融洽。此外，还须精选一些本单位的员工，主要负责会议现场的礼仪接待工作。依照惯例，他们最好是由品貌端庄、工作负责、善于交际的年轻女性担任。

在新闻发布会上，代表主办单位出场的主持人、发言人，是主办单位的代言人。因此，主持人、发言人对于自己的外表，尤其是仪容、服饰，一定要事先进行认真的修饰。按照惯例，主持人、发言人要进行必要的化妆，并且以化淡妆为主。发型应当庄重而大方，男士以深色西装套装、白色衬衫、黑袜黑鞋，并且打领带，女士则宜穿单色套裙，肉色丝袜，高跟皮鞋。服装必须干净、挺括，一般不宜佩带首饰。在面对媒体时，主持人、发言人都要做到举止自然而大方。要面含微笑，目光炯炯，表情松弛，坐姿端正。